VYKROČ DO REMOTE SVĚTA
Tvé první kroky k práci odkudkoli
Pojď se zorientovat ve všech možnostech pracovního remote světa a najdi tu správnou cestu pro sebe. Po přečtení budeš více než ready na to podniknout první kroky.
Produktivita a soustředění: tipy & triky
Autorka průvodce
Je to trochu paradox: práce na dálku na jednu stranu nabízí flexibilitu a ukazuje se, že vede ke zvýšení produktivity, zároveň z tohoto pohledu může znamenat ale i určitou výzvu – za to může množství rozptylujících faktorů, od plačících dětí, po prokrastinaci na sociálních sítích, nebo i často nejasná hranice mezi pracovním a osobním časem.
V tomto článku si ukážeme praktické strategie a tipy, jak můžeš zvýšit svou produktivitu (nejen) při práci z na dálku.
Optimalizuj své pracovní místo
Produktivní den začíná místem uzpůsobeným pro efektivní práci. Co ti může pomoct?
- Měj místo vyhrazené pro práci, hlavně pokud pracuješ z domova. To ti pomůže vytvořit jasnou "mentální" linii mezi prací a volný časem.
- Toto místo si uzpůsob podle sebe, to je nakonec i jedna z výhod, kterou práce na dálku přináší. Udělej si to po svém: použít můžeš třeba pokojové rostliny, dekorace, obrazy, nebo zapálit vonnou svíčku.
- Někdo ke kvalitnímu soustředění potřebuje úplné ticho, jinému zase vyhovuje hudba. Zjisti, co lépe vyhovuje tobě. Pusť si třeba svůj oblíbený playlist, který tě nabije energií, anebo naopak pokud hledáš něco klidnějšího, zkus hudbu pro soustředění (níže) nebo sluchátka tlumící okolní hluk.
- Investuj do ergonomického vybavení své domácí pracovny, například pořízením kvalitní ergonomické židle či polohovatelného stolu. Z dlouhodobého pohledu to prospěje tvému zdraví a zároveň ti nebude nepříjemné u práce "sedět" delší dobu.
- Udržuj pořádek: nejen na tvém pracovním stole a okolo něj. Dbej i na pořádek ve svém digitálním prostoru: na ploše tvého počítače, v mailové schránce, nebo taky co do počtu otevřených oken a záložek v prohlížeči.
- Pokud můžeš, uvolni ve své kanceláři přístup dennímu světlu. To umí přirozeně zlepšovat tvoji náladu a i produktivitu.
Zatoč s rozptýleními
Ať už to je vábení Instagramu anebo nevábný zápach hromady nádobí v kuchyňském dřezu, každý z nás má ve svém pracovní prostředí věci, které pokouší naši disciplínu a schopnost soustředění. Co s nimi můžeš dělat?
- Zjisti, co tě rozptyluje. Dobrým způsobem jak začít, je vést si záznamy o tom, co / kdy / jak moc tě vyrušilo. Budeš tak lépe schopný/á zaměřit se na ty správné spouštěče a budeš moci identifikovat vzorce chování, se kterými máš problém.
- Pokud máš tendenci trávit čas na sociálních sítích / v aplikacích / na určitých webových stránkách, využij aplikací, které je v určité časy umí blokovat, nebo nastavit denní limit pro jejich používání.
- Někdy nás od hlubokého soustředí ruší i malé, často rutinní, pracovní úkoly. Zkus se zamyslet, zda i ty nějaké takové máš – pro mě to je třeba odpovídání na běžné e-maily vícekrát denně. Tyto identifikované úkoly se pak můžeš snažit automatizovat, omezit, delegovat, nebo se jim věnovat vždy v nějaký konkrétní vymezený čas.
- Ruší tě od práce spolubydlící/rodina? Pokud je to možné, vyčleň si pro svůj pracovní prostor samostatnou místnost s dveřmi. Když jsi uvnitř a máš zavřené dveře, dáváš tím ostatním najevo, že pracuješ a že nemáš být rušen/a. Pokud samostatný pokoj pro práci nemáš, můžeš třeba použít vizuální signalizaci, například ceduli "Nerušit".
- Před započetím pracovního dne (anebo i v jeho průběhu) zkus praktikovat mindfulness nebo meditaci. To pomůže lepšímu soustředění a lepšímu zvládání rozptýlení.
Zlepši svůj time management
O tom, jak obecně prospěšné je mít svou denní rutinu, se dozvíš detailně v jiné části tohoto Průvodce. Teď se ale mrkneme na to, jak můžeš time management aplikovat v rámci tvé pracovní doby.
- Měj svůj denní pracovní rozvrh. Nastav si denní rozvrh, který v sobě bude zahrnovat pracovní dobu, přestávky i čas na jídlo. Snaž se tento režim dodržovat dlouhodobě a co nejpřesněji.
- Svůj rozvrh vizualizuj. Zkus použít vizuální pomůcky, jako jsou tabule nebo (digitální) kalendáře, k zobrazení tvého denního rozvrhu.
- Blokuj čas. Konkrétním úkolům přiděl ve svém kalendáři konkrétní časové bloky. To ti pomůže soustředit se vždy na jeden daný úkol a zabrání to multitaskingu. Na někoho může také působit motivačně mít na splnění daného úkolu vytyčený čas.
- Dávkuj úkoly. Pokus se sdružovat podobné úkoly a věnuj se jim ve vyhrazených časových blocích. Tím redukuješ přepínání myšlenek z úkolu na úkol a budeš se moct lépe soustředit.
- Zkus využít nástroj na sledování času, jako je například Toggl nebo Clockify. Ty ti pomůžou identifikovat, na kterých úkolech trávíš kolik času a pomohou ti udržet soustředění.
- Nezapomeň na přestávky. Pravidelné přestávky jsou velmi důležité. Krátké, časté přestávky ti pomůžou osvěžit mysl a udržet produktivitu. Můžeš aplikovat techniky, jako je např. metoda Pomodoro (25 minut práce, 5 minut přestávka). Pro více informací se mrkni na video níže.
- Čas o přestávce využij k dobití svých baterek. Dobré jídlo, hovor s kamarády, chvilka ticha, krátká procházka anebo si dát "dvacet"... však ty víš nejlíp, co dodává energii tobě. 😉
Zefektivni komunikaci
Práce na dálku je do značné míry závislá na komunikaci. Jak ji můžeš zlepšit?
- Užívá tvůj tým vhodné nástroje pro komunikaci (a pro spolupráci na projektech)? Může se jednat třeba o Slack, Zoom nebo Microsoft Teams... Ať už to má váš tým nastavené jakkoli, účelem je abyste mohli mít bezproblémovou interakci s kolegy.
- Nastavte normy: na úrovni týmu/firmy si stanovte jasné komunikační normy a očekávání od všech zúčastněných. Sem patří například doba odezvy, preferované komunikační kanály, pracovní časy a harmonogramy schůzek.
- Synchronní a asynchronní komunikace: kdy je nutné komunikovat v reálném čase a kdy jsou vhodnější asynchronní metody (e-maily, zprávy)? Klíčem k efektivitě je vhodné vyvážení obou způsobů komunikace.
Stanovuj cíle a priority
Nastavování jasných cílů a priorit je základem produktivity:
- SMART cíle: Pro zachování jasnosti cílů a motivace se snaž formulovat své cíle pomocí kritérií "SMART" (specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické, termínované). Jak na to?
- Mini cíle: Větší úkoly se snaž rozložit na dílčí mini úkoly: díky tomu nebudou působit tak zastrašujícně a budeš mít pocit, že jsou snáze splnitelné.
- Pravidlo 2 minut: Pokud daný úkol trvá 2 minuty nebo méně, vyřeš ho prostě okamžitě. Tím zabráníš hromadění drobných úkolů a často je snazší takový úkol splnit ihned, než si ho zapisovat či zapamatovávat.
- Stanovení priorit úkolů: Využijte metody, jako je např. Eisenhowerova matice, k rozlišení úkolů na (ne)naléhavé a (ne)důležité. To vám umožní soustředit se na ty úkoly, na kterých reálně záleží.
- Vyvaruj se multitaskingu: Multitasking zní jako něco, co vede k vyšší produktivitě, ale opak je pravdou. Pro dosažení lepších výsledků se soustřeď vždy jen na jeden úkol.
- Najdi si čas večer (nebo naopak ráno) k vytyčení priorit na následující pracovní den. Specifikuj je jasně a dej si pozor na jejich počet – ať je tvůj denní cíl reálný.
Pečuj o sebe
Péče o tvou fyzickou a duševní pohodu je předpokladem trvalé produktivity.
- Pečuj o sebe: Cvičení, meditace a koníčky ti pomohou zbavit se stresu a udržet se v duševní rovnováze.
- Udržuj dobrou work-life balance: Stanov si hranice, které oddělí tvůj pracovní a osobní život.
- Pozor na stres: Víš, jak zvládat stres a předcházet vyhoření? Pomoct mohou mimo jiné techniky mindfulness a lepší time management.
- Neizoluj se od zbytku světa: Remote práce představuje v tomto ohledu výzvu. Pokud máš pocit, že tě izolace od ostatních negativně ovlivňuje, situaci řeš.
Ve světě remote práce je produktivita důležitou dovedností.
Vytvořením příjemného pracovního prostoru, kvalitním řízením času, zlepšením komunikace a péčí o svou vlastní pohodu můžeš svou produktivitu optimalizovat.
Stejně tak i soustavné učení se a přizpůsobivost tě udrží na cestě k dlouhodobému úspěchu. Držíme ti palce!